Microsoft 365 er mere end blot Word, Excel og PowerPoint. Det er en skattekiste fyldt med funktioner, der kan forbedre din produktivitet og effektivisere dine arbejdsprocesser. Men mange af disse funktioner går ubemærket hen. I dette blogindlæg vil vi udforske nogle af de mindre kendte, men yderst nyttige, funktioner i Microsoft 365. Vi vil se på, hvordan du kan anvende dem i din daglige drift og hvorfor de er værd at overveje for din virksomhed.

Microsoft Bookings: Gør aftalestyring til en leg

Online Bookings and Appointment Scheduling | Microsoft 365

Aftalestyring kan ofte være en tidskrævende og kompliceret proces, men med Microsoft Bookings bliver det hele meget lettere. Dette værktøj, som er en del af Microsoft 365 Business Standard, tilbyder en strømlinet løsning for virksomheder, der har behov for at planlægge møder, konsultationer eller serviceaftaler. Med en nem at forstå brugerflade og mulighed for at integrere med andre Microsoft 365-applikationer, som Outlook, er Bookings en effektiv måde at håndtere dine kundeinteraktioner på.

Anvendelsesområder for Microsoft Bookings

• Konsultationer og Rådgivning: Er du en konsulent eller rådgiver? Med Bookings kan du let oprette en kalender, der gør det muligt for klienter at booke tid med dig, uden den evige email-udveksling for at finde en passende tid.
• Servicetjenester: Er din virksomhed i servicebranchen, som for eksempel en frisør, skønhedssalon eller værksted? Bookings kan hjælpe med at planlægge aftaler og ressourcer effektivt.
• Uddannelsessektoren: Lærere og vejledere kan bruge Bookings til at planlægge møder med studerende eller forældre, hvilket gør det lettere at finde ledige tidsrum i en travl hverdag.
• Event Planlægning: Skal du arrangere et event eller en workshop? Bookings kan hjælpe med at styre tilmeldinger og sørge for, at alle deltagere får en bekræftelse og en påmindelse inden eventet.

Hvorfor Microsoft Bookings er værd at overveje

Microsoft Bookings er ikke bare en digital kalender; det er en komplet løsning til aftalestyring, der kan spare dig tid og minimere forvirring i kundeinteraktioner. Dets enkle brugerflade og integrationsmuligheder med andre Microsoft 365-løsninger gør det til et uundværligt værktøj for enhver virksomhed, der har brug for at planlægge aftaler. Hvis du ønsker at strømline din aftalestyring og forbedre kundeoplevelsen, er Microsoft Bookings en mulighed, du bør tage alvorligt i betragtning.

Microsoft Planner: Mere end blot en To-Do liste

Task Management Kanban Solution for Teams | Microsoft Planner

Når det kommer til projektstyring og opgaveorganisering, er Microsoft Planner et ofte overset, men utroligt effektivt værktøj inden for Microsoft 365 Business Standard. Med en intuitiv brugerflade og nem integration med andre Microsoft 365-applikationer, som Teams og Outlook, er Planner ikke blot en udvidet to-do liste. Det er en fuldblæst projektstyringsløsning, der gør det nemt at tildele opgaver, sætte deadlines og følge op på teamets fremgang.

Anvendelsesområder for Microsoft Planner

• Teamkommunikation: Planner integrerer nemt med Microsoft Teams, hvilket gør det muligt at have en fælles platform for opgavefordeling og kommunikation. Dette kan være særligt nyttigt for virksomheder, der allerede benytter Teams som deres primære kommunikationskanal.
• Content Planlægning: For marketingafdelinger eller indholdsproducenter kan Planner være et effektivt redskab til at planlægge og spore forskellige typer indhold, fra blogindlæg til sociale medieopdateringer.
• Kundesupport og -service: Kundesupportteams kan bruge Planner til at tildele og spore kundehenvendelser, hvilket sikrer, at ingen opgaver falder mellem to stole.
• Compliance og Overholdelse: For virksomheder med fokus på GDPR eller andre lovgivningsmæssige forpligtelser kan Planner hjælpe med at holde styr på nødvendige dokumenter og tidsfrister.
• Event Planlægning: Arrangører af begivenheder, store som små, kan drage fordel af Planner’s evne til at organisere opgaver og ressourcer, hvilket gør det lettere at koordinere alt fra lokaler til forplejning.

Hvorfor Microsoft Planner er værd at overveje

Microsoft Planner er ikke bare et yderligere værktøj i din Microsoft 365 Business Standard; det er en effektiv løsning til opgave- og sagshåndtering, der kan bringe struktur og effektivitet til dit team. Med sin nemme integration med andre Microsoft 365-applikationer og en brugervenlig platform, tilbyder det en fleksibel måde at administrere arbejdsstrømme på, uden at være overvældende eller kompleks. Hvis du søger en simpel, men robust løsning til at holde styr på opgaver og forbedre teamets produktivitet, er Planner et værktøj, der er værd at overveje.

Microsoft Forms: Dataindsamling gjort simpelt

Microsoft Forms | Surveys, Polls, and Quizzes

Indsamling af information er en væsentlig del af enhver virksomheds drift, men det behøver ikke at være en besværlig proces. Microsoft Forms er et undervurderet værktøj i Microsoft 365 Business Standard, der gør det muligt at oprette undersøgelser, afstemninger, quizzer og meget mere med blot få klik. Det er en brugervenlig platform, der ikke kræver nogen teknisk ekspertise og nemt kan integreres med andre Microsoft 365-løsninger som Excel og Teams.

Anvendelsesområder for Microsoft Forms

• Kundeundersøgelser: Saml feedback fra dine kunder ved at oprette hurtige og enkle spørgeundersøgelser, som du kan dele via e-mail eller på sociale medier.
• Internt Feedback: Brug Forms til at indsamle feedback fra medarbejdere om interne processer eller forslag til forbedringer i arbejdsmiljøet.
• Eventtilmelding: Har du et kommende arrangement? Brug Forms til at oprette en simpel tilmeldingsformular.
• Uddannelse og Kurser: Lærere og uddannelsesudbydere kan bruge Forms til at lave quizzer eller evalueringer, som kan integreres direkte i en læringsplatform.
• Markedsundersøgelser: Indsaml data om potentielle kunder eller markedsforhold ved at oprette målrettede spørgeskemaer.

Hvorfor Microsoft Forms er værd at overveje

Microsoft Forms er mere end bare et værktøj til at lave spørgeskemaer; det er en komplet løsning til dataindsamling, der er både enkel at bruge og fleksibel nok til at møde en række forskellige behov. Med sin evne til at integrere med andre Microsoft 365-applikationer og generere realtidsrapporter i Excel, tilbyder Forms en bekvem og effektiv måde at indsamle og analysere data på. Hvis du ønsker at forbedre din forståelse af både dine kunder og din virksomhed, er Microsoft Forms et værktøj, der er værd at overveje.

Microsoft FindTime: Gør mødeplanlægning til en brise

Install FindTime – Microsoft Support

Koordinering af mødetidspunkter kan være en udfordrende og tidkrævende opgave, især når deltagerne har forskellige kalendere og tidszoner at tage hensyn til. Her kommer Microsoft FindTime ind i billedet. Dette værktøj er en del af Microsoft 365 Business Standard og integrerer problemfrit med Outlook, hvilket gør det til en effektiv løsning for at finde det mest optimale tidspunkt for alle mødedeltagere.

Anvendelsesområder for Microsoft FindTime

• Tværafdelingsmøder: Når flere afdelinger i en virksomhed skal koordinere, kan FindTime spare tid ved automatisk at finde tidspunkter, der passer for alle.
• Internationale Teams: For virksomheder med teams i forskellige tidszoner kan FindTime være en uvurderlig hjælp til at finde et mødetidspunkt, der passer for alle.
• Eksterne møder: Brug FindTime til at sende et udvalg af mulige mødetidspunkter til dine klienter, så de selv kan vælge det tidspunkt, der passer dem bedst.
• Rekrutteringsprocessen: Når du skal arrangere interviews med flere kandidater, kan FindTime effektivisere processen ved at finde ledige tidspunkter i både din og kandidaternes kalender.
• Projektstyring: I større projekter med mange interessenter kan FindTime hjælpe med at organisere effektive statusmøder eller opfølgningsmøder.

Hvorfor Microsoft FindTime er værd at overveje

Microsoft FindTime er ikke blot en kalenderassistent; det er en effektiv løsning til at fjerne det administrative besvær ved at planlægge møder. Med sin problemfri integration i Outlook og evne til at tage hensyn til forskellige kalendere og tidszoner, tilbyder FindTime en mere effektiv og mindre stressende måde at koordinere møder på. Hvis du søger at strømline din mødeplanlægning og gøre det nemmere for alle involverede parter, er FindTime et værktøj, du bør overveje.

Microsoft Power Automate: Automatiser din hverdag

Power Automate | Microsoft Power Platform

Tid er en begrænset ressource, og i en verden, der bevæger sig hurtigt, er det vigtigt at udnytte den så effektivt som muligt. Microsoft Power Automate er her for at hjælpe. Dette værktøj er en del af Microsoft 365 Business Standard og giver dig mulighed for at automatisere rutineprægede opgaver og arbejdsstrømme på tværs af flere applikationer og tjenester. Det er ikke bare en tidsbesparer; det er en måde at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden i din virksomheds processer på.

Anvendelsesområder for Microsoft Power Automate

• Dataindsamling og -rapportering: Automatiser processen med at indsamle data fra forskellige kilder og generere rapporter, der kan deles med teamet eller ledelsen.
• E-mail- og Notifikationsstyring: Opsæt automatiske e-mail-notifikationer for vigtige begivenheder eller milepæle i dine projekter.
• Onboarding af Medarbejdere: Strømlin onboarding-processen ved at automatisere oprettelsen af nye brugerkonti, tildeling af rettigheder og udsendelse af velkomstinformation.
• Kundeservice: Automatiser rutineprægede kundeserviceopgaver som at sortere indkommende henvendelser og sende automatiske svar på almindelige spørgsmål.
• Fakturering og Regnskab: Brug Power Automate til at automatisere faktureringscyklusser og sende påmindelser om forfaldne betalinger.

Hvorfor Microsoft Power Automate er værd at overveje

Microsoft Power Automate er ikke bare en automatiseringsmotor; det er en kraftfuld løsning for at frigøre tid og ressourcer i din virksomhed. Ved at automatisere repetitive og tidskrævende opgaver kan du ikke kun spare tid, men også minimere risikoen for menneskelige fejl. Med sin fleksibilitet til at integrere med en bred vifte af applikationer og tjenester er Power Automate et uundværligt værktøj for enhver virksomhed, der ønsker at arbejde smartere, ikke hårdere.

Microsoft Power Apps: Skræddersy din egen løsning

Business Apps | Microsoft Power Apps

Har din virksomhed unikke behov, som standardapplikationer ikke fuldt ud kan dække? Microsoft Power Apps kan være svaret. Med dette værktøj kan du nemt bygge brugerdefinerede apps uden at skulle skrive en eneste linje kode. Det er en del af Microsoft 365 Business Standard og integrerer smidigt med andre Microsoft 365-applikationer, hvilket giver dig en hurtig og effektiv måde at løse specifikke forretningsudfordringer på.

Anvendelsesområder for Microsoft Power Apps

• Lagerstyring: Opret en tilpasset app, der kan holde styr på lagerbeholdningen og sende automatiske påmindelser, når det er tid til at genbestille.
• Kundehåndtering: Byg en CRM-løsning, der er tilpasset præcis til din virksomheds unikke behov og kundesegmenter.
• Tidsregistrering: Design en app, der gør det nemt for medarbejdere at registrere tid og sende rapporter til ledelsen.
• Event Management: Skab en app til at håndtere tilmeldinger, opgavefordeling og feedback for virksomhedsevents eller konferencer.
• Interne Workflows: Opret en app til at automatisere og strømline interne godkendelsesprocesser, f.eks. rejsegodtgørelse eller indkøbsordrer.

Hvorfor Microsoft Power Apps er værd at overveje

Microsoft Power Apps er ikke bare et værktøj til appudvikling; det er en platform, der demokratiserer applikationsudvikling og gør det tilgængeligt for alle i din organisation. Ved at skræddersy dine egne løsninger kan du adressere præcise forretningsbehov uden at skulle vente på en IT-afdeling eller eksterne udviklere. Med sin enkle brugergrænseflade og dybe integration med Microsoft 365 er Power Apps en stærk ressource for enhver virksomhed, der ønsker at tage kontrol over deres teknologiske løsninger.

Microsoft Viva Insights: Medarbejdertrivsel og produktivitet i fokus

Improve productivity with Microsoft Viva Insights

I en tid hvor arbejdslivets dynamik er i konstant forandring, er det vigtigt at have værktøjer, der kan hjælpe med at balancere produktivitet og trivsel. Microsoft Viva Insights er netop et sådant værktøj. Det tilbyder værdifulde indsigter i medarbejdernes arbejdsmønstre og velvære, hvilket gør det muligt for ledere og HR-afdelinger at træffe datadrevne beslutninger.

Anvendelsesområder for Microsoft Viva Insights

• Medarbejdertrivsel: Brug Viva Insights til at identificere tegn på stress eller udbrændthed blandt medarbejdere og træf proaktive foranstaltninger.
• Effektivitet og Produktivitet: Få indsigt i, hvordan arbejdstiden bruges, og identificer muligheder for at optimere arbejdsprocesser.
• Teamdynamik: Analyser samarbejdsmønstre inden for teams for at identificere eventuelle flaskehalse eller kommunikationsproblemer.
• Remote Work Balance: Brug Viva Insights til at forstå, hvordan fjernarbejde påvirker produktivitet og trivsel, og juster politikkerne i overensstemmelse hermed.
• Ledelsesstøtte: Giv ledere datadreven feedback på deres ledelsesstil og effekten på teamets trivsel og produktivitet.

Hvorfor Microsoft Viva Insights er værd at overveje

Microsoft Viva Insights er ikke blot et analyseværktøj; det er en strategisk ressource for at forbedre arbejdsmiljøet og produktiviteten i din organisation. Ved at tilbyde datadrevne indsigter i både individuel og teamdynamik giver det virksomheder mulighed for at træffe velovervejede beslutninger, der kan forbedre trivsel og effektivitet. I en tid, hvor arbejdsdynamikker er mere komplekse end nogensinde, er Viva Insights et værdifuldt redskab for enhver virksomhed, der ønsker at investere i deres vigtigste ressource: deres mennesker.

Rapidfire: Andre nyttige værktøjer i Microsoft 365 Business Standard

• Outlook: Mere end bare e-mail, det er din personlige assistent til kalenderplanlægning og opgavehåndtering.
• Word: Den klassiske tekstbehandler er blevet smartere med cloud-baserede funktioner som realtids-samarbejde.
• Excel: Ikke bare til regneark, men også til kompleks dataanalyse og visualisering.
• PowerPoint: Gør dine præsentationer levende med AI-drevne designforslag.
• OneNote: Din digitale notesbog for at holde styr på ideer, mødenotater, og meget mere.
• SharePoint: Centraliserer filopbevaring og samarbejde for hele din organisation.
• Teams: Dit one-stop-shop for online møder, fildeling, og projektstyring.
• OneDrive: Sikker cloudopbevaring der synkroniseres med dine lokale filer.
• Yammer: Virksomhedens sociale netværk for at forbedre intern kommunikation og medarbejderengagement.
• Sway: En ny måde at lave præsentationer på, perfekt til online deling.
• To-Do: Din personlige opgaveliste integreret med Outlook og andre Microsoft-værktøjer.
• Whiteboard: Et digitalt lærred for brainstorming og projektplanlægning.
• Stream: Intern video hosting til træning og medarbejderindføring.
• Access: Databasestyring for begyndere, ingen SQL-viden nødvendig.
• Publisher: Simpel desktop-publishing for marketingmaterialer og brochurer.

Opdag de Uudforskede skatte i Microsoft 365

Microsoft 365 er mere end blot Word, Excel, og PowerPoint. Det er en hel verden af værktøjer, der kan løse en bred vifte af forretningsbehov. Fra effektiv opgavehåndtering med Microsoft Planner til dybdegående arbejdsindsigter med Viva Insights, er der noget for enhver virksomhed, uanset størrelse eller sektor.

Vi har kun ridset overfladen af, hvad disse værktøjer kan gøre. Derfor opfordrer jeg dig til at dykke dybere ned i de funktioner, der bedst kan løse dine specifikke udfordringer. Hvem ved, måske finder du den manglende brik, der kan transformere din virksomheds produktivitet og trivsel?

Så næste gang du åbner din Microsoft 365-pakke, så tænk over, hvilke uudnyttede muligheder der ligger lige foran dig. Det er tid til at udforske og innovere.

Nedenunder er diverse links til Microsoft 365 værktøjer

• Online Bookings and Appointment Scheduling | Microsoft 365
• Task Management Kanban Solution for Teams | Microsoft Planner
• Microsoft Forms | Surveys, Polls, and Quizzes
• Install FindTime – Microsoft Support
• Power Automate | Microsoft Power Platform
• Business Apps | Microsoft Power Apps
• Improve productivity with Microsoft Viva Insights
• Microsoft 365 Business Standard | M365 Maps

Se også

Mangel på IT-Sikkerhed

Erhvervsstyrelsen udgav i september 2022 en rapport om Digital sikkerhed i danske SMV’er, nogle key points der er værd at fokusere på er.

1⃣ Manglende bevidsthed: Mange SMV’er har en “Det sker ikke for mig” holdning. De undervurderer værdien af deres data og risikoen for et cyber angreb.

2⃣ Ressourcemangel: SMV’er har ofte begrænsede ressourcer til at investere i IT-sikkerhed, hvilket gør dem mere sårbare over for cyber angreb.

3⃣ Kompleksitet: At finde den rigtige information og tage de rette skridt for at forbedre IT-sikkerhed kan være en udfordring. Faktisk mener 79% af SMV’erne, at enkle og konkrete råd om IT-sikkerhed kan øge deres fokus på digital sikkerhed.

4⃣ Rekruttering: 57% af virksomhederne finder det vanskeligt at finde folk med den rigtige viden om IT-sikkerhed.

Ifølge rapporten fra Erhvervsstyrelsen, er SMV’er opdelt i tre kategorier baseret på deres IT-sikkerhedsniveau og risikoprofil: de sårbare (44%), de tilpas sikrede (48%), og de påpasselige (8%).

Rapporten viser også, at 25% af SMV’erne ikke anvendte de to basale IT-sikkerhedsforanstaltninger i 2020: opdatering af styresystemer og backup af data. Desuden oplevede 17% af de danske SMV’er mindst en af følgende fire IT-sikkerhedshændelser i 2020: blokeret adgang til IT-services, sletning, ødelæggelse, misbrug eller videregivelse af data, IT-relateret økonomisk svindel og andre IT-sikkerhedshændelser.

Vi er en lille virksomhed, vi bliver sikkert ikke ramt

Jo, Spørgsmålet er ikke om I bliver hacket, men hvornår. hackere har mange muligheder for at ramme de små virksomheder.

• Phishing-angreb: Angreb, hvor angribere udgiver sig for at være troværdige kilder for at lokke følsom information ud af ofre.
• Ransomware: Malware, der krypterer filer og kræver løsesum for at dekryptere dem.
• Dataindbrud: Uautoriseret adgang til og tyveri af følsomme data.

Et cyber angreb kan have både finansielle, juridiske og omdømme konsekvenser

• Finansielle Tab: Direkte økonomiske tab fra tabt arbejdskræft, nedetid på systemer og udgifter til IT-konsulenter
• Omdømmeskade: Langsigtede skader på virksomhedens omdømme og kundetillid.
• Juridiske Konsekvenser: Potentielle juridiske problemer og overtrædelser af lovgivning som GDPR.

Ja, mange SMV’er har en cyberforsikring eller lignende, der er dog krav til ens forsikring som mange SMV’er ikke overholder, hvilket vil betyde at forsikringen ikke dækker hvis uheldet er ude, ens indboforsikring dækker heller ikke hvis døren står åben.

Forsikringsselskaber kan stille krav til virksomheders IT-sikkerhed som en del af deres policer. Disse krav kan omfatte:

• Sikkerhedsstandarder: Overholdelse af branchestandarder og -reguleringer.
• Risikovurdering: Gennemførelse af regelmæssige risikovurderinger og -analyser.
• Incidenthåndtering: Etablering af procedurer for håndtering og rapportering af sikkerhedshændelser.

• Forstå Kravene: Læs og forstå kravene fra forsikringsselskabets police. få intern IT eller ekstern IT-Konsulent til at vurdere om i lever op til kravene
• Integrer Sikkerhed: Sikkerhed bør være en integreret del af virksomhedens risikostyringsstrategi.

Eksempel på Cyber angreb og omkostningerne ved dette

I marts 2022 blev en anonym virksomhed med 35 ansatte ramt af et cyber angreb, da en medarbejder åbnede en vedhæftet fil i en e-mail. Dette førte til kryptering af alle filer på virksomhedens netværksdrev. Heldigvis havde virksomheden en backup, men de oplevede alligevel to dages nedetid, hvilket medførte omkostninger på 55.000 kr., samt tab af mandetimer.

• Vurder Din Sikkerhed: Foretag en omfattende vurdering af din nuværende IT-sikkerhed.
• Samarbejd med Eksperter: Overvej at arbejde med IT-sikkerhedseksperter for at styrke din sikkerhedsprofil.

Awareness Træning

Med stigende trusler fra hacking og phishing-angreb, er det vigtigt, at medarbejderne ved, hvordan man genkender og undgår disse trusler. En enkelt fejltagelse kan føre til et alvorligt brud på datasikkerheden.

Awareness træning uddanner medarbejdere i at genkende phishing mails eller lignende angreb hvor hackeren prøver at komme ind ved Social engineering.

Social engineering er at manipulere folk til at udføre handlinger eller udlevere fortrolige oplysninger. Det er en form for hacking, men i stedet for at bryde ind i computere forsøger social engineers at få adgang til dem ved at narre medarbejdere til at opgive oplysninger eller downloade malware.

Two-factor-authentication

Two-factor-authentication (2FA) er en sikkerhedsproces, hvor brugeren skal levere to separate autentificeringsfaktorer for at få adgang til en konto eller et system. Udover et almindeligt brugernavn og password kræves en ekstra verificering, såsom en engangskode sendt til en mobiltelefon. Dette ekstra lag af sikkerhed gør det langt vanskeligere for uautoriserede brugere at få adgang til følsomme oplysninger,

2FA blokerer i følge Microsoft 90% af alle angreb, det er den absolut vigtigste sikkerhedsfunktion man som virksomhed kan implementere, 2FA er som regel gratis ved alle producenter.

Backup

Uheld, hardwarefejl eller cyberangreb kan resultere i permanent tab af vigtige data. En solid backup-løsning kan gendanne disse data og minimere driftsforstyrrelser.

Kort sagt, en lille virksomhed uden en backup-strategi risikerer ikke blot at miste vigtige data, men også kundernes tillid, retlig overholdelse og muligheden for at operere effektivt. Det er en investering, der kan spare meget tid, penge og bekymringer i det lange løb.

Microsoft 365 Specifikke tiltag

Microsoft 365 Business Premium

De fleste SMV’er har Microsoft 365 business standard, Dette abonnement inkluderer grundlæggende sikkerhedsfunktioner som spam- og malware-beskyttelse i e-mails. Det dækker de essentielle behov, men mangler nogle avancerede sikkerhedsfunktioner

Opgradering til Business Premium tilbyder en mere omfattende beskyttelse med avancerede sikkerhedsværktøjer. Fordele ved Business Premium inkluderer:

• Microsoft Defender til Office 365: Microsoft Defender til Office 365 er en sikkerhedstjeneste, der giver beskyttelse mod skadelige softwareangreb og trusler i Office 365-miljøet. Tjenesten hjælper med at beskytte mod phishing-forsøg, ransomware, og andre former for malware ved at scanne e-mails, vedhæftede filer, og links i realtid.
• Microsoft defender for endpoint: Dette er en avanceret platform, der beskytter mod trusler på endpoints som computere, telefoner og tablets. Defender til Endpoint overvåger og reagerer på komplekse trusler, sårbarheder og angreb og giver dybdegående indsigt og kontrol over sikkerhedsbegivenheder

Sikkerheds licenser til Microsoft 365 Business Basic/Standard

Microsoft Defender for Office365

Microsoft defender for Endpoint

Conditional Access

Conditional Access er en sikkerhedsfunktion, der giver virksomheder mulighed for at styre og begrænse adgangen til deres netværk og ressourcer. Med betinget adgang kan organisationer opstille specifikke betingelser og krav, som en bruger eller enhed skal opfylde, før adgang gives. Der kan også være begrænsninger baseret på brugerens placering, enhedstype eller forbindelse til et bestemt netværk.

Konklusion

I en digital tidsalder er det afgørende for SMV’er at tage IT-sikkerhed alvorligt. Trods den udbredte misforståelse af “det sker ikke for os” er truslen fra cyberangreb reel og kan have alvorlige økonomiske konsekvenser. Men sikkerhed handler ikke kun om teknologi; det handler om kultur, uddannelse, og proaktivitet. Med den rette tilgang og strategi kan SMV’er beskytte sig selv og deres kunder, samtidig med at de navigerer sikkert i den digitale verden.

Kilder

https://digst.dk/media/28819/digital-sikkerhed-i-danske-smver.pdf

https://digst.dk/media/28897/digital-sikkerhed-i-danske-smver_erhvervsstyrelsen_sep2022_wa-1.pdf

Se også

Cirka 40% af danske SMV’er har et lavt sikkerhedsniveau, og hele 7% har hverken egne ansatte eller eksterne leverandører til at varetage deres IT-Sikkerhed.

• Adgang via brudt adgangskode

81% af hacking relaterede brud kommer fra stjålne eller nemme adgangskoder

• Malware og phishing i mails
• CEO-Fraud

En af de store årsager til det manglende sikkerhedsniveau er bla. det økonomiske aspekt og mangel på lokal viden om implementering af diverse sikkerhedstiltag.

Microsoft 365 har dog en masse sikkerhedsfunktioner som kan implementeres til SMV’er og større virksomheder uden det ruinere ens bankbog.

Jeg har taget 6 af de mest effektive tiltag i Microsoft 365, der kan laves endnu mere granuleret sikkerhed i Microsoft 365, men disse 6 tiltag kan implementers forholdsvis nemt og billigt.

Link til teknisk documentation og guides findes i bunden af artiklen

1. Two Factor Authentication

2FA er en næsten obligatorisk sikkerhedsfunktion i Microsoft 365,

Implementering af 2FA kan forbedre sikkerheden med 90%

Mange virksomheder undlader dog 2FA, da de tror det er for besværligt, og det vil forstyrre for meget i ens hverdag. Dette er dog ikke tilfældet. Når først ens enhed er godkendt, vil den ikke forstyrre brugeren, medmindre der sker et potentielt forsøg på brud.

Ligeledes kan man tilføje ens kontor på en whitelist, så man aldrig bliver spurgt om 2FA, så længe man er på ens arbejdsplads.

2FA er en gratis funktion i Microsoft 365 der forhøjer sikkerhed i forbindelse med login i alle Microsoft 365 systemer, Det er muligt at vælge både 2FA via app, sms eller opkald. 

Dette giver også muligheden for at fjerne krav til udløb af adgangskode. 

2. Audit log

Microsoft 365 har indbygget logning af alle aktiviteter i Microsoft 365. Dette giver administratorer og compliance ansatte overblik over aktivitet ved f.eks. brud på sikkerheden eller GDPR/Compliance sager.

Funktionen er gratis, men skal dog slås til i Microsoft 365.

3. Microsoft 365 Defender for Office365

Microsoft 365 Defender for Office365 giver mulighed for at scanne alle filer og links, man modtager på mail og i Teams/SharePoint/OneDrive

Funktionen scanner alle vedhæftninger og links inden de bliver sendt til modtagerens indbakke. Man sikrer derfor, at potentielle farlige links eller vedhæftninger bliver fanget inden mailen bliver levereret til brugeren.

4. Ingen udløb af adgangskode

Krav til udløb af adgangskoder gør tit mere skade end gavn, da mange af disse krav får brugere til at lave adgangskoder, der består af ord eller tal i rækkefølge, f.eks. sommer2019, Sommer2020, hvorfor man kan forudsige, hvad den næste adgangskode bliver. Yderligere giver krav om udløb ingen fordele, da cyberkriminelle som regel altid bruger adgangskoderne, så snart de opsnapper dem. 

62% af brugere indrømmer at de genbruger deres adgangskoder.

Kombineret med 2FA vil en mere sikker adgangskode være en fordel. På denne måde sikrer man også, at brugere ikke finder på nemme adgangskoder, eftersom de ved, at den ikke skal skiftes igen.

5. Passwordless Login

Et alternativ til 2FA kunne i Microsoft 365 være Passwordless login, som giver brugeren mulighed for at logge ind med sin telefon uden at indtaste en adgangskode.

Dette gør login i Microsoft 365 mere simpelt og sikkert.

6. Conditional Access

Microsoft 365 har en funktion, hvor man kan definere forskellige politikker for ens sikkerhedsprotokoller. Funktionen kan ligeledes anvendes til at granulere adgang.

6.1 Bloker forældede godkendelsesmetoder

Brug conditional access til at blokere gamle godkendelsesprotokoller, der ikke længere er sikre. Dette kunne eksempelvis være gamle metoder, der ikke bruger kryptering eller understøtter 2FA

Dette er især gamle enheder eller printere, men det giver også en vej ind for hackerangreb, hvis man lader disse godkendelsesprotokoller være åbne.